Como transformar o Atendimento no WhatsApp do Seu Escritório de Advocacia.
A comunicação eficiente com os clientes é um dos pilares para o sucesso de qualquer escritório de advocacia. O WhatsApp se tornou uma ferramenta essencial para esse contato direto com clientes, mas a gestão de mensagens pode se tornar um grande desafio sem um sistema adequado.
O InChats.me é a solução ideal para escritórios que desejam organizar, automatizar e melhorar seu atendimento via WhatsApp. Com ele, é possível dividir setores, distribuir atendimentos entre vários advogados ou secretários, utilizar robôs para triagem de mensagens e muito mais.
Neste artigo, você aprenderá o passo a passo para lançar seu escritório dentro do InChats.me, desde a criação da conta até a configuração de setores, usuários, etiquetas e chatbots. Vamos direto ao ponto!
Criando a conta
Nosso primeiro passo é criar a conta acessando InChats.me/ins, lá vocês vão poder criar a conta gratuitamente e poder testar todos os recursos do InChats.me pelos próximos 07 dias!!
Acessando o Sistema
O primeiro passo é acessar o sistema, é acessar app.InChats.me com seu e-mail e senha. Geralmente, o administrador fornece essas credenciais. Caso necessário, podemos fazer o lançamento juntos com você via reunião online.
Configuração dos Setores
Antes de qualquer coisa, certifique-se de que todos os setores estejam cadastrados. No exemplo do nosso cliente, já existe um setor chamado “Atendimento” com horário de funcionamento definido. Se for necessário atualizar, basta ajustar os horários ou relançar as informações.
O número de setores que você pode ter no WhatsApp da InChats é ilimitado, e isso não afeta o valor do sistema.
Além do atendimento, você pode configurar setores como Comercial, Financeiro e Processos. Uma dica: ao invés de inserir todos os horários manualmente, você pode duplicar setores existentes, facilitando o processo.
Cadastro de Usuários
Com os Setores lançados, agora é hora de configurar os usuários.
No InChats, você pode por 4, 5, 6 ou quantos usuários quiser respondendo ao mesmo WhatsApp
Vale ressaltar que temos 3 níveis de Hierarquia no InChats: Administrador, Gerente e Atendente. O Administrador tem acesso a todo o sistema, setores e conversas. Já o Gerente tem acessos apenas a certas partes do sistema, bem como as conversas de todos atendentes dos setores que participa. Os Atendentes te acesso apenas as conversas livre nos setores que participa, bem como as próprias conversas.
PS.: Um Atendente não pode ver as conversas já assumidas por outro Atendente.
Configurados seus usuários conforme necessário.
Ao adicionar um novo usuário:
- Escolha criar uma conta.
- Defina e-mail e senha.
- Escolha seu nível de hierarquia: Administrador, Gerente e Atendente
- Determina quais setores o usuário pode ter acesso.
PS.: O InChats.me permite múltiplos canais de WhatsApp, então você pode configurar o usuário para atuar em determinados canais.
Definição de Etiquetas (Tags)
Para facilitar a organização, utilizamos etiquetas (tags). Criamos uma tag “Lead” para novos clientes e outra para clientes já cadastrados. Além disso, podemos adicionar uma tag “Retorno 24H” para indicar atendimentos prioritários.
Tipo de uso de Tags mais comuns:
- Alerta = Alertar que exite algo a ser lembrado ou a ser resolvido.
- Situacional = em qual situação que se encontra Contato.
- Qualitativa = Qualificar o Contato.
- Tarefa = Mostra que há uma tarefa a ser feita para o Contato ou Processo da Empresa.
- Produto = Produto e/ou Grupo de Produtos.
Configuração do Robô de Atendimento
O robô facilita a triagem dos atendimentos. Antes de configurá-lo, é essencial que os setores já estejam cadastrados.
Também o ideal é que você faça um “Rascunho” do seu robô antes de começar. Para te ajudar, você pode acessar um modelo para escritórios de advocacia que fiz no Google Doc para acilhar nesse processo:
> Acesse o Doc Modelo para Escritórios de Advocacia.
Mais isso não é tudo!
Como essa parte é mais complexa, gravei também um vídeo deu criando um Robô (Chatbot) para Escritório de Advocacia. Confira:
Funcionalidades Extras
Antes de finalizar esse artigo, quero compartilhar algumas das funcionalidades além do Robô (Chatbot) que já vem em todo sistema InChats que vão te ajudar economizar muito tempo do seu dia-a-dia:
• Permite que 1, 2, 3, 4, 5 ou mais usuários atendam os Contatos que chegar em 1 ou mais WhatsApp de forma separada e organizada.
• Monitoramento em tempo real todos atendimentos dos Atendentes.
• Transfira as conversas entre os Setores e Usuários.
• Envio de mensagens em massa.
• Agendar e programar mensagens para dia e horário específico.
• Criar Fluxo de mensagens programadas.
• Importe e exporte a base de Contatos (agenda) para agenda de Contatos do seu sistema, independente do celular.
• Crie campos personalizados para seus Contatos para combinar com seu sistema. {{variaveis}}
• Filtre os Contatos por meio de diversos índices.
• Grava o backup todas as conversas e exporta em .pdf.
• Aponte os motivos de contato que seu Contato fez ao seu WhatsApp e gere relatórios disso.
• Inclua notas nas conversas dos contatos.
• APIs de integração a sistemas de terceiros.
Finalizando a Configuração
Com todos os setores, usuários e robô configurados, o sistema está pronto para uso. O cliente pode escanear o QR Code para integrar seu WhatsApp ao InChats.me, garantindo que todas as conversas sejam organizadas na fila de atendimento.
Pronto para Transformar o Atendimento do Seu Escritório?
Agora que você viu como um sistema de gestão de WhatsApp pode revolucionar o atendimento do seu escritório de advocacia, está na hora de dar o próximo passo! O InChats é um sistema completo, com automações inteligentes e uma estrutura que permite atender múltiplos clientes de forma organizada e eficiente, assim, seu escritório estará sempre um passo à frente.
E o melhor: nossa equipe está pronta para te ajudar a implementar tudo isso de forma rápida e personalizada.
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